Рабочая документация должна создаваться своевременно: до начала, в ходе и по завершении аудита. К моменту представления заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть завершена оформлением.
Рабочая документация должна создаваться на бумажных, машинных или иных носителях, обеспечивающих сохранность сведений, содержащихся в ней, в течение времени, установленного для ее хранения в архиве.
Записи в документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность записей, в течение времени, установленного для хранения в архиве.
Документы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) наименование экономического субъекта, в отношении которого проводится аудит;
3) период, за который проводится аудит;
4) дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
5) содержание документа;
6) личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.
Если в рабочей документации используются условные обозначения (символы), то они должны быть объяснены.
Документы, входящие в рабочую документацию аудита, должны, как правило, содержать ссылку на источник сведений, включенных в них.
Если документ, входящий в состав рабочей документации аудита, создан экономическим субъектом или другим лицом, то это обстоятельство должно быть раскрыто в документе с указанием лица, проверившего такой документ.
Каждый документ, входящий в рабочую документацию аудита, должен иметь идентификационный номер. Система построения и порядок присвоения идентификационных номеров таким документам устанавливаются аудиторской организацией.
Информация, имеющаяся в рабочих документах, является основным отчетом аудитора о проделанной работе. Рабочая документация также содержит заключения аудитора по существенным вопросам и данные, на основе которых эти заключения построены.
Рабочая документация – отчеты, подготовленные аудитором по следующим вопросам:
1) применявшаяся методика;
2) использованныетесты;
3) полученная информация;
4) выводы.
В качестве рабочих документов могут выступать: план аудита; аналитические выводы; меморандумы; письма с подтверждением; письма-представления; выдержки или фотокопии документов компании; таблицы или комментарии; магнитофонные записи и киноленты или другие средства, содержащие информацию.
Рабочие документы выполняют следующие функции:
– являются основным доказательством положений отчета аудитора;
– служат основным доказательством заявления аудитора о том, что аудит был проведен в соответствии с общепринятыми стандартами, особенно в части требований, предъявляемых к сбору данных на месте;
– помогают аудитору в контроле над выполнением задания.
Рабочие документы помогают аудиторам в контроле за проведением аудита текущего года, а также в планировании и проведении аудита будущего года. Рабочие документы служат аудитору в качестве справочного материала при необходимости дать кому-либо объяснения по поручению клиента.