Другим способом является расчет затрат на основе деятельности (Activity Based Costing – ABC). Этот метод заключается в учете всех накладных расходов организации с последующим распределением затрат на выполнение работ по продуктам и услугам, с которыми эти затраты связаны. В сущности, затраты распределяются по более сложному критерию, чем простое распределение прямых затрат. Метод ABC может быть полезен в тех случаях, когда большинство затрат не зависит напрямую от объема услуг. Вместо усредненного распределения косвенных затрат метод ABC предлагает распределять их на основе выполненной деятельности, связанной с конкретным продуктом и услугой.
Еще одним способом учета затрат является их разделение на постоянные и переменные.
Постоянные затраты[173] не зависят от объема предоставляемых услуг, к ним относятся инвестиции в аппаратное обеспечение, программное обеспечение и строительство. В большинстве случаев учитывается не закупочная цена, а ежемесячная или ежегодная сумма амортизационных отчислений и начисляемые проценты. Постоянные затраты присутствуют даже при снижении объема производства (предоставления услуг) или их прерывании.
Переменные затраты[174] - это затраты, уровень которых меняется с изменением объема производства. Примерами могут быть затраты на привлекаемый со стороны персонал, картриджи для принтеров, бумагу, отопление и электричество. Эти затраты связаны с предоставляемыми услугами; с увеличением объема производства возрастают также и затраты.
Существует определенное различие между капитальными и операционными затратами.
? Капитальные затраты[175] связаны с закупкой активов, предназначенных для долгосрочного использования внутри организации. Амортизация этих затрат производится в течение несколько лет. Поэтому в затраты обычно включаются амортизационные отчисления, а не закупочная стоимость.
? Операционные затраты[176] представляют собой ежедневные затраты, не связанные с материальными производственными ресурсами. Примерами являются договоры на обслуживание аппаратного и программного обеспечения, стоимость лицензий, страховые взносы и т. д.
Типы затрат (виды затрат)
После определения структуры калькуляции затрат (например, по подразделениям, услугам или заказчикам), может быть определена система типов затрат для разнесения затрат по счетам. Число типов будет зависеть от размера организации. Типы затрат должны иметь четкое и понятное описание и структуру, чтобы не возникало трудностей при их распределении.
Типы затрат могут также подразделяться на элементы затрат. Методы распределения затрат по ним могут быть определены на более позднем этапе. Существует шесть основных видов затрат, относящихся или к прямым, или к косвенным затратам.
Рис. 11.1. Типы затрат и их составляющие (источник: OGC)
Примерами этих видов затрат могут быть:
? Затраты на оборудование (Equipment Cost Unit – ECU) – все затраты на аппаратное обеспечение, например:
? серверы;
? устройства хранения информации;
? связь и сети;
? принтеры.
? Затраты на программное обеспечение (Software Cost Unit – SCU) – прямые и косвенные затраты на поддержку функционирование системы, включая:
? системное программное обеспечение;
? транзакционную систему;
? систему Управления Базами Данных;
? систему разработки приложений;
? программные приложения.
? Организационные затраты (Organization Cost Unit – OCU) – прямые и косвенные затраты на персонал, которые могут быть постоянными или переменными, например:
? заработная плата;
? расходы на обучение;
? командировочные расходы.
? Затраты на размещение (Accommodation Cost Unit – ACU) – все прямые и косвенные затраты, связанные с размещением, например:
? серверные комнаты;
? офисы;
? другие помещения и оборудование, такие как испытательные лаборатории, учебные помещения, кондиционеры и т. д.
? Трансферные затраты (Transfer Cost Unit – TCU) – затраты, связанные с товарами и услугами, предоставляемыми другими подразделениями, т. е. внутренние расчеты между подразделениями организации.
? Учет затрат (Cost Accounting – СА) – затраты, связанные с деятельностью самого Процесса Управления Финансами.
11.2. Цели процесса
Целью Процесса Управления Финансами является содействие ИТ-организации в эффективном Управлении ИТ-ресурсами, необходимыми для предоставления услуг. Для этого в рамках процесса выполняется разбиение общих затрат на составляющие части и их распределение по предоставляемым ИТ-услугам. Таким образом, процесс обеспечивает поддержку принятия решений по вопросам инвестиций и способствует разумному пользованию ИТ-средств с учетом их стоимости.
Для выставления счетов может быть выбран метод, нацеленный на полное возмещение затрат, на возмещение с учетом дополнительного финансирования (предусмотренного в бюджете), или на возмещение с целью получения определенной прибыли.
Преимущества использования процесса
При внедрении ИТ-организацией процесса Управления Финансами она получит возможность:
? определять затраты на ИТ-услуги;
? определять и классифицировать структуру затрат;
? правильно распределять затраты по ИТ-услугам, предоставляемым внутренним и внешним заказчикам;
? использовать различные методы выставления счетов за пользование ИТ-услугами, где это целесообразно;
? управлять ИТ-отделом как бизнес-подразделением, где это требуется;
? возмещать все расходы, включая капитальные затраты (инвестиции, амортизационные отчисления и банковские проценты) за счет заказчика;
? регулярно проверять счета на предмет их реалистичности и приемлемости для заказчика;
? формировать поведение заказчиков и пользователей путем уведомления их о затратах и привязывания затрат непосредственно к услугам.
Так как преимущества различны по своей природе, то делается разграничение между работами по Составлению бюджета[177], Ведению бухгалтерского учета[178] (который участвует в Расчете затрат[179]) и Выставлением счетов[180].
Главное достоинство деятельности по Составлению бюджета и Ведению бухгалтерского учета состоит в том, что это дает руководству более полную информацию о затратах на предоставление ИТ-услуг. Такая информация позволяет сбалансировать затраты и качество и обеспечить заказчикам финансово-обоснованный ИТ-сервис.