Витя, мы планируем организовать встречу с сотрудниками, которые
выходят с августа.
Скинь, пожалуйста, контакты этих людей: Мишуренко, Никонова, Звя-
гин, Файзулин. Я попрошу стажера с ними связаться и собрать их на
встречу. Если хочешь присутствовать на встрече — дай знать.
Алина.
Здесь Алина разделила вопросы на два письма и достала важную
информацию из приложений. Больше не нужно открывать доку-
мент, чтобы принять решение, — главное уже написано в письме.
Во втором письме Алина попросила сделать простое действие
вместо сложного: не договориться с четырьмя сотрудниками, а просто прислать их контакты. Остальную работу сделают дру-
гие. Это проявление заботы не на словах, а на деле.
31
Тема письма должна быть информативной. При первом взгля-
де на тему читатель должен понимать, что его ждет в письме: требуется ли от него какое-то действие и если да — то когда?
Хорошо, если по теме потом легко найти письмо через неделю, месяц или год.
Если в письме документ, обычно в теме пишут название этого
документа, начиная с родового слова:
Акт сверки с «Альфой», II квартал
Отчет посещаемости за III квартал 2018
Резервная копия базы данных, 12 мая
Если отправляете двусторонний документ, назовите его так, как
его будет воспринимать читатель. Например, если вы Иванов
и отправляете договор на поставку транзисторов в «Альфу», то
тема будет «Договор с Ивановым, поставка транзисторов».
Иногда в компаниях приняты обозначения степени готов-
ности документов, это удобно:
[Черновик] Допсоглашение со «Старк индустрис»
[Внутренний] План аттестации на 2019 год
[Вычитано] Отчет для совета директоров
Опасность в том, что авторам придется следить, чтобы статус до-
кумента в теме соответствовал письму. На практике поймать это
сложно. Поэтому, если у вас появилась необходимость в такой
маркировке, пора заводить систему документооборота.
Если в письме задача для коллеги, обычно ее формулируют
прямо в теме: в повелительном наклонении или неопределенной
форме. Писать «пожалуйста» необязательно — краткость важнее: Согласовать список гостей презентации
Обсудить промоакцию с «Альфабетикой»
Обновите базу клиентов по результатам обзвона 12 мая
32
Срочность. Если задача срочная или большая, читателю будет
удобно увидеть срок прямо в теме письма. Важно, чтобы этот
срок было удобно прочитать без расшифровок: ЗАШИФРОВАЛИ
РАСШИФРОВАЛИ
Вычитать презентацию
До четверга: вычитать презен-
к 17.05.2018
тацию
Сверстать новую страницу