завтра должно уехать 60 боксов, а Сергей приедет за 40. А всег
А все о на
складе их 80. То есть 20 боксов что? Ну, понятно. Пушнина нынче
ынче
в стране, видимо, не очень ценится, потому что на ровном месте.
Формально в этом примере текст тоже разбит на абзацы. Но об-
ратите внимание, как это сделано. Ключевая информация раз-
несена по всему письму, сами абзацы начинаются и кончаются
внезапно, в тексте много отступлений, витиеватостей, «кстати»
и «вот еще вспомнил». Абзацы сделаны формально, без внима-
ния к содержанию.
В итоге читать письмо тяжело, потому что автор свалил мысли
в кучу. Возможно, он волновался.
38
До 19:30: распределить комм. боксы со склада
Виталий!
У нас завтра будут проблемы с коммутационными боксами серии
«Броненосец»: их не хватит либо на «Альфу», либо для Сергея. Нужно, чтобы ты решил, сколько кому отдать, сегодня до конца дня.
Предыстория. Сергей заказал через фирму боксы для своего проекта
и постепенно забирал у нас со склада. Сейчас на складе лежит при-
мерно 80 боксов, из них где-то 40 принадлежат Сергею, и он их зав-
тра заберет. Параллельно у нас идет проект с «Альфой», и нам нужно
завтра поставить туда 60 боксов.
Итого: завтра либо Сергей заберет свои боксы, и нам не хватит
20 боксов на «Альфу», либо наоборот.
Пожалуйста, реши этот вопрос с Сергеем до 19:30. Я скажу складу, чтобы они подготовили инвентарь и завтра выдали, кому надо.
Семен Вольный, менеджер по перевозкам,
доб. 2-12-85-06
Теперь гораздо удобнее: один абзац посвящён одной теме, во-
просы и просьбы к читателю явно считываются, а в самом тек-
сте нет отступлений. И хорошо, что тон письма стал спокойнее: лучше сосредоточиться на решении проблемы, а не упражняться
в остроумии.
Еще обратите внимание на тему: в ней появился срок и фор-
мулировка задачи. Так легче понять, что письмо заслуживает
внимания именно сейчас.
39
Вспомогательные материалы — сразу. Читателю будет удоб-
но, если после нашего письма ему не придется переключаться
в другие окна или звонить другим людям. Что для этого делать: Прикладывать все нужные материалы к письму, не заставлять
их искать в общей корпоративной папке, доставать из архива, ска-
чивать с сервера. Исключение — если материалы очень большие, а получатель может не захотеть сразу их скачать.
Если в письме нужно показать изображение, есть смысл вставить
его прямо в текст письма или приложить как файл в конце. Если
картинка для просмотра (а не печати, например), то упаковывать
ее в архив — грешно.
Доставать самое важное из вспомогательных материалов в текст
письма: ключевые факты, данные и выводы. Представим, что наш
адресат не сможет открыть приложенный документ — как ему по-
мочь принять решение? Например, выписать ключевые данные.