Самый важный вопрос в тайм-менеджменте звучит так: какое применение моего времени в настоящий момент принесет наибольшую пользу? Повторите про себя этот вопрос. Задавайте его себе снова и снова, до тех пор пока не начнете автоматически им руководствоваться при выборе дела для себя и направлении внимания на решение наиболее важной задачи. Когда вы начнете организовывать все свое время и работу вокруг ответа на этот вопрос, вы удивитесь, насколько продуктивнее станете трудиться и как быстро произойдет подобная перемена.
Иногда я спрашиваю у аудитории: «Каков ваш самый ценный финансовый актив?» После того как слушатели немного подумают над вопросом и поделятся со мной парой предположений, я открываю им свой, настоящий, ответ: «Это ваша способность приносить доход». Именно это умение определяет вашу финансовую ценность для мира труда, причем определяет ее почти на 80–90 процентов.
Когда вы только начинаете свою карьеру, способность приносить доход, как и то, сколько денег вы зарабатываете, часто бывает единственным источником вашего материального вознаграждения. Экономисты называют это качество способностью зарабатывать. Данный термин – один из важнейших, которые вам доведется усвоить в своей профессиональной жизни. И он крепко связан с еще одним важным словом – «вклад». Ваша способность приносить доход есть способность вносить ценный вклад. Этот вклад нужен людям, они им дорожат и готовы за него платить. Ваша способность приносить доход – это способность получать результаты, важные для компании.
Почему некоторые люди зарабатывают больше, чем другие? Ответ тривиальный. Просто они развили в себе способность добиваться результатов, имеющих большую ценность, чем результаты, которые выдает среднестатистический член общества.
Недавно лауреат Нобелевской премии по экономике Гари Беккер написал в одной статье: «У нас, в Америке, нет разрыва в доходах – есть разрыв в уровне знаний и умений». За время работы в Чикагском университете он доказал, что самые высокооплачиваемые специалисты в США, как и в любом другом обществе, – это те, кто развил в себе наиболее востребованные в их бизнесе или отрасли умения. Доход этой группы людей – составляющей «верхние» 20 процентов – ежегодно растет на 11 процентов, потому что сами они постоянно востребованы, и работодатели, как на аукционе, непрерывно повышают на них ставки.
«Нижние» 80 процентов – это те, кто перестал учиться, расти и повышать свою ценность. В результате их доходы поднимаются всего лишь на 1–3 процента в год, что сопоставимо с темпами инфляции. Поэтому такие люди никак не могут выбраться из долгов и подняться выше по социальной лестнице.
Думайте о себе как о зарабатывающей машине. Каждая задача, над выполнением которой вы трудитесь, имеет некую ценность – большую или маленькую. Вам положено фокусироваться на наиболее полезном способе использования своего времени и заставлять себя работать только над теми задачами, которые имеют наибольшую ценность для вашего бизнеса.
Искать и находить наиболее полезное применение своему времени необходимо не только в бизнесе, но и в любой сфере жизни. Иногда, особенно если вы часто и подолгу засиживаетесь на работе, таким самым полезным способом времяпрепровождения может оказаться сон: просто отправляйтесь домой и хорошенько выспитесь. Иногда наиболее дельным применением времени могут стать посиделки с членами семьи или другими дорогими вашему сердцу людьми. Иногда полезнее провести время в заботах о своем физическом здоровье: правильном питании, занятиях спортом, хорошем отдыхе и релаксации, – необходимых для того, чтобы потом вы могли трудиться на пределе своих возможностей.
Иной раз разумнее всего посвятить время своей семье или чтению хорошей книги, вместо того чтобы смотреть телевизор. В другом случае самым хорошим способом потратить время с пользой будет общение: так, например, вы можете решить повидаться с друзьями, компания которых доставляет вам удовольствие и помогает расслабиться и снять стресс.
Просто нужно постоянно спрашивать себя, какое применение времени в настоящий момент принесет наибольшую пользу? А затем следует приучать себя доводить избранное дело до конца, каким бы оно ни было. После того как вы превратите подобное поведение в неотъемлемую часть своего стиля управления временем, вы станете одним из самых эффективных тайм-менеджеров своего поколения.
Определение приоритетов – это разделение на «немногие решающие» и «заурядную массу», только в области задач и занятий. На практике задачи, которые вам приходится решать ежедневно, можно поделить на четыре типа. От способности рассортировывать свои обязательства по типам во многом зависит продуктивность человека. Итак, каждая задача может быть отнесена к одной из следующих четырех категорий, или квадрантов, если расположить их на листе бумаги, разделенном на четыре части.
Задача одновременно и срочная, и важная – образцовая задача. Необходимость решить ее обычно возникает вследствие неких внешних требований к вашему времени, и от ее выполнения зависит, сможете ли вы продемонстрировать высокий профессионализм. Для ее реализации вам, скорее всего, придется встретиться с некоторыми людьми, переделать множество дел и побывать в разных местах – например, подготовиться к встрече с клиентами, встретиться с ними, затем выполнить то, что они от вас потребовали. Большинство людей тратят значительную часть рабочего времени на выполнение именно таких задач – одновременно важных и срочных.
Важной считается задача, выполнение или невыполнение которой может иметь долгосрочные последствия для вашей карьеры. Срочной считается такая задача, решение которой нельзя отложить или отсрочить. Ваши самые значительные задачи, имеющие наивысший приоритет, как правило, всегда бывают одновременно и срочными, и важными. Их принято относить к «квадранту безотлагательности».
Второй тип составляют те задачи, которые считаются важными, но при этом несрочными. Иными словами, их выполнение обязательно, но его можно отложить на время, хотя бы ненадолго. Примером такой задачи служит написание отчета, который необходимо подготовить, согласовать и сдать к концу месяца. Он похож на контрольную работу в колледже. Без него не «закроешь» семестр, но его сдачу все же можно отложить на пару недель или даже месяцев, что и происходит довольно часто. Большинство отчетов пишутся накануне вечером перед датой истечения крайнего срока. Вот так то, что прежде было важным, но не срочным, теперь становится еще и по-настоящему безотлагательным.
В любой момент жизни у нас есть масса важных, но несрочных дел. Прочитать полезные книги в своей области, записаться на курсы, повысить квалификацию – все эти задачи важны для успеха в будущем, но они не являются срочными. Большинство людей, проваливающихся в бизнесе или недотягивающих до нужного уровня, как оказывается, просто очень долго тянули с усовершенствованием своих умений и навыков. Пока они мешкали, другие люди, более решительные и агрессивные, обошли их и теперь наслаждаются более высокими наградами и обязанностями.
Даже такие простые занятия, как физические упражнения, которые жизненно важны для здоровья, не являются при этом срочными. Их можно откладывать довольно долго, и большинство людей так и поступают. По словам врачей, 85 процентов серьезных проблем со здоровьем, с которыми люди в зрелом возрасте сталкиваются, можно было бы избежать, если бы их пациенты вовремя обзавелись здоровыми привычками, в том числе соблюдали диету и занимались физкультурой. Эти задачи относятся к «квадранту производительности».
Третий тип – это задачи срочные, но неважные. В роли таких «задач» могут выступать люди, которые приходят к вам в офис, звонят или шлют сообщения по электронной почте, однако то внимание, которое вы им уделите, не принесет почти никакой пользы вашему бизнесу или работе.
Подобные задачи обычно относят к «квадранту заблуждений». Почему заблуждений? Дело в том, что человек, занятый решением таких задач на протяжении всего рабочего дня, склонен думать, что его активность имеет какой-то смысл. На самом же деле он просто имитирует полезный труд. Многие люди тратят не менее половины своего рабочего времени на выполнение подобных задач – срочных, но неважных. Заниматься ими легко и приятно, но толку от них для бизнеса никакого. Большинство подобных «работ» сопряжены с неспешными разговорами с сослуживцами или с другими, не имеющими особой ценности занятиями.
Четвертый тип задач, выполнением которых люди нередко заняты на работе, – это задачи одновременно неважные и несрочные. Такие задачи относятся к «квадранту пустой траты времени». Они не имеют никакой ценности ни для человека, их выполняющего, ни для компании в целом. Чтение спама в почтовом ящике или страниц в спортивных газетах, поход по магазинам в течение дня или прослушивание радиопередач в автомобиле по дороге от одного места встречи к другому – это все примеры деятельности, которую нельзя назвать ни важной, ни срочной. Такие занятия можно смело считать пустой тратой времени. Они ничем не обогащают вашу жизнь.
Вся проблема в том, что если человек начинает часто повторять какие-те действия, они вскоре входят у него в привычку. А избавиться от однажды сформированной привычки бывает очень сложно. Многие люди привыкают тратить значительную часть своего времени на маловажные занятия и бывают сильно удивлены, когда их в один момент увольняют или, по меньшей мере, отказывают им в продвижении по службе.
Ключом к хорошему тайм-менеджменту служит правильная расстановка приоритетов. Работать нужно над самыми важными и срочными задачами. Как только вы с ними разделаетесь, сразу же переходите к выполнению задач важных, но не таких уж срочных в настоящий момент. Важные, но несрочные задачи, как правило, те, которые будут наиболее полезны для вашей карьеры в долгосрочной перспективе.
Мы уже говорили о необходимости составлять список дел, которые следует выполнить в течение дня. Точно так же вам нужен перечень дел, о которых вы заранее принимаете решение, что не будете ими заниматься, сколь бы велико ни было искушение.
Как выразилась однажды Нэнси Рейган: «Просто скажите “нет”!» Скажите «нет» любым задачам и инициативам, работа над которыми не будет наиболее разумной тратой вашего времени. Слово «нет» – «ангел-хранитель» времени в мире тайм-менеджмента. Стоит однажды призвать его на помощь, и пользоваться им станет все легче и легче.
Помните: люди – величайшие пожиратели времени. Когда кто-нибудь попросит вас сделать что-нибудь или помочь ему каким-нибудь образом, спросите себя: «Полезен ли такой способ применения моего времени в настоящий момент?» Если вы ответите на него отрицательно, постарайтесь отделаться какой-нибудь любезностью в духе: «О, спасибо за внимание. Только мне нужно подумать и свериться со своим графиком. Я перезвоню и сообщу, смогу ли я помочь вам с этим делом».
После этого можете подождать 24 часа, а затем связаться с человеком и сказать ему, что, к сожалению, завалены работой, сроки поджимают и вы не сможете ему ничем помочь. Еще раз поблагодарите, что он обратился к вам с просьбой, и выскажите предположение, что, может быть, в следующий раз у вас найдется свободное «окошко» в календаре.
Не забывайте: вы сможете держать под контролем свое время лишь в той степени, в какой сможете освободиться от неважных дел. Как говорится, все танцы до конца вечера у вас уже расписаны. У вас и так работы больше, чем вы сможете когда-либо переделать. Вы не в состоянии выполнить в полном объеме даже текущие задачи и обязанности, не говоря уж о том, чтобы браться за дополнительные, которые возникают ежечасно. Просто скажите «нет»! Говорите это слово своевременно и часто. Иначе и глазом моргнуть не успеете, как лишитесь контроля над своим временем.