Самое важное, принципиальное условие для повышения продуктивности – это полное сосредоточение внимания на самых значимых делах в течение всего дня. Поэтому необходимо предельно четко уяснить, работа в каких областях и направлениях имеет наибольшее значение для повышения вашей эффективности и производительности. Области получения ключевых результатов и есть те самые, ради которых вас нанимали. Это ваши приоритеты. Именно в них от вас ожидают достойных свершений. По полученным в этой работе результатам и будут судить, выполняете вы свои служебные обязанности или нет.
Чтобы определить для себя эти области, спросите себя, за что вам платят? Этот вопрос можно считать организующим все остальное. Вы должны задавать его себе ежечасно и ежеминутно. Особенно если вы перегружены делами, а времени в обрез. Каковы те ключевые результаты, ради достижения которых вас взяли на эту работу?
Определить область достижения ключевых результатов можно по трем критериям.
1. В эту область входят такие виды деятельности, которыми вы просто обязаны заниматься, чтобы соответствовать занимаемой должности.
2. В нее входит такая работа, за которую вы отвечаете на 100 процентов. Если вы ее не выполните, никто за вас этого сделать не сможет.
3. В область ключевых результатов входят такие ваши обязанности, которые находятся полностью под вашим контролем. Для их выполнения вам не нужно ничье содействие или участие.
Если вы не совсем уверены, каковы ваши области достижения ключевых результатов, то пойдите к своему руководителю и спросите: «За что именно мне платят?»
Как ни странно, многие начальники бывают не в состоянии однозначно ответить на такой вопрос. Похоже, они и сами не всегда глубоко вникают в то, за что платят их сотрудникам и даже им самим. Задав этот вопрос, вы заставите своего руководителя задуматься и найти ответ, который сделает и вашу, и его работу более продуктивной и эффективной.
Второй ключевой вопрос, который вам следует задать себе, звучит так: какую именно работу можете выполнять только вы, причем выполнять очень хорошо? Ее выполнение действительно приносит большую пользу компании?
Обычно на каждый час рабочего времени находится свой особый ответ на этот вопрос.
В ваши служебные обязанности входят такие виды деятельности, выполнить которые не может никто другой. Если вы будете справляться с ними хорошо, пользу от ваших стараний почувствует вся организация. Именно эта работа и делает ваше присутствие в компании важным. Чтобы выполнять ее хорошо, вы должны предельно точно представлять себе, какие из ваших задач важнее других и какие следует решать в первую очередь, чтобы отличиться.
Помните: всегда можно найти сотню маленьких дел, даже безупречное выполнение которых почти ничего не даст для вашего успеха и процветания компании. Только фокусировка на областях достижения ключевых результатов позволит вам стать эффективнее, влиятельнее, убедительнее, зарядит энергией и энтузиазмом. Выполнение по-настоящему важных дел для себя и компании придаст вам удивительное ощущение собственной значимости и уверенности в себе. И наоборот, если вы будете отвлекаться на малозначительные дела, выполнять работу, которая, по сути, не способствует достижению ваших главных целей, то вам будет трудно отделаться от чувства подавленности, разочарования и депрессии.
Таких областей в любой работе, как правило, не более пяти-семи. В каждой из них есть одна специфическая задача, которая должна быть выполнена, чтобы можно было считать ваше пребывание в конкретной должности удовлетворительным.
Например, если вы занимаетесь продажами, для вас областями достижения ключевых результатов могут быть следующие.
1. Поиск новых покупателей.
2. Выстраивание хороших, доверительных взаимоотношений с перспективными клиентами, чтобы они стали восприимчивыми к вашим предложениям.
3. Точное выявление потребностей потенциальных клиентов.
4. Убедительная презентация предлагаемого продукта.
5. Четкий и веский ответ на все возражения.
6. Решительное завершение продаж.
7. Получение повторных покупок и хвалебных отзывов от довольных клиентов.
Если вы хотите выполнить свои обязанности как торговый представитель компании, вы должны успешно реализовать все перечисленные выше задачи.
Если вы менеджер, то у вас тоже имеются семь областей достижения ключевых результатов и семь специфических задач, а именно следующие.
1. Планирование – определение того, что именно должно быть сделано.
2. Организация – обеспечение необходимых для реализации плана финансов, ресурсов и сотрудников.
3. Комплектование личного состава – поиск подходящих сотрудников для выполнения работ и достижения целей.
4. Делегирование рабочих задач – распределение работы и обеспечение уверенности в том, что каждый член команды знает, что от него требуется сделать, к какому сроку и в соответствии с какими стандартами качества.
5. Контроль – обеспечение выполнения всех работ в соответствии с графиком и на должном уровне качества.
6. Оценка – установление стандартов, сроков и промежуточных точек отсчета для выполнения всех важных задач.
7. Составление отчетов – необходимость удостовериться, что все сотрудники компании, стоящие выше вас, на одном уровне с вами и ниже точно знают, что вы делаете и чего добиваетесь.
Более 90 процентов всех проблем в менеджменте, как и в жизни, возникают вследствие запоротого дела в одной из этих ключевых областей. Это все равно что не положить в блюдо важный ингредиент по рецепту – оно просто не получится, и все тут!
Каждый сотрудник любого организационного уровня должен знать, каких ключевых результатов от него ждут. Позаботьтесь о том, чтобы все подчиненные ясно осознавали, какой ценный вклад они могут внести в успех организации. Вы сделаете величайшее одолжение своим служащим, если дадите им понять, в чем состоит самая важная лепта, которую они должны внести в копилку общего успеха, а затем поможете им своевременно добиться поставленных целей.
На какой бы ступени организационной лестницы вы ни стояли, вам следует знать ответы на два вопроса. Во-первых, какие области достижения ключевых результатов у вашего шефа? Что из того, чего он должен добиться, важнее всего для успеха организации? Если вы не знаете ответов на эти вопросы, вы не сможете помогать своему начальнику в выполнении его собственной работы, а ведь от того, насколько хорошо он с ней справляется, зависит и ваш персональный успех тоже. Во-вторых, вы должны знать собственные области достижения ключевых результатов, и, более того, их должен знать каждый ваш подчиненный. Конечно, он обязан знать и свои – причем в нужном порядке, по убыванию важности, чтобы выстроить свою работу должным образом.
Области достижения ключевых результатов не являются чем-то застывшим, неизменным. Их следует постоянно обсуждать, оценивать и переформулировать, особенно в современной, бурно и динамично меняющейся бизнес-среде. Если каждый ясно представляет себе свои и своих коллег области достижения ключевых результатов, а также понимает, как они связаны со стандартами профессиональной деятельности, ваше подразделение или организация будет демонстрировать стабильно высокий уровень эффективности.