Неожиданные и незапланированные перерывы – одна из основных статей расхода времени в бизнесе, да и в любом другом деле. Перерывы принимают самую разную форму: то телефон зазвонит, то придет текстовое сообщение, то колокольчик входящей почты зальется трелью, то люди в кабинет заглянут, потому что им нужно поговорить.
Как известно, люди – самые большие «пожиратели» рабочих минут. Примерно 50 процентов времени, проводимого на работе, тратится на неспешные разговоры с коллегами. Многие приходят утром в офис и сразу же начинают болтать с сослуживцами – и так на протяжении двух-трех часов. Во многих компаниях серьезная работа начинается только после 11 часов утра, когда до обеденного перерыва остается совсем чуть-чуть. После обеда люди возвращаются в офис и снова начинают сплетничать с коллегами. К настоящей работе они возвращаются опять-таки лишь через час-полтора.
Вы должны руководствоваться другим правилом: «Работать все рабочее время». Как только доберетесь до офиса, сразу же беритесь за работу. Не болтайте с окружающими, не читайте газет, не «разгуливайте» по интернету. Поскольку вечером вы уже составили себе план на день, незамедлительно приступайте к его реализации: начните с главной задачи и далее по очереди – продолжайте выполнять задуманное, пока не переделаете все самые важные дела.
Если кто-нибудь позвонит вам, сразу же переходите к сути разговора. Скажите что-нибудь в духе: «Привет, Билл. Рад слышать твой голос. Что я могу для тебя сделать?»
Берите быка за рога. Не тратьте время попусту. Если вы сами собираетесь позвонить Биллу, сначала составьте краткую повестку разговора: перечислите основные пункты, которые хотите обсудить с ним. Связавшись с коллегой, скажите: «Я знаю, что ты очень занят. У меня есть три вопроса, которые мне нужно обсудить с тобой, после этого я сразу же оставлю тебя в покое». Таким образом вы продемонстрируете одновременно и вежливость, и профессионализм. По-настоящему занятые деловые люди оценят то, что вы сразу перешли к делу и, обсудив волнующую тему, положили трубку.
Если кто-нибудь зайдет в кабинет, чтобы поболтать, вы можете сказать: «Мне бы очень хотелось с тобой посидеть и поговорить, но сейчас я действительно должен вернуться к работе. Думаю, я закончу ее во второй половине дня».
Как только вы произнесете волшебные слова «я должен вернуться к работе», человек немедленно встанет и уйдет.
Существует и другой эффективный способ контроля перерывов. Когда кто-нибудь заходит в ваш кабинет, сразу же вставайте из-за стола и выходите к нему навстречу со словами: «Как раз собирался уходить. Что я могу для тебя сделать?» После чего выходите со своим посетителем в коридор, продолжая беседу, пока он не закончит говорить. Затем позвольте человеку вернуться к своей работе, а сами возвращайтесь к своей.
Можно поступить и по-другому. Отведите нежданного гостя в другое помещение, например в комнату для переговоров, – только не оставляйте его у себя в кабинете! – и затем вежливо установите временной лимит для предстоящей беседы. Скажите что-нибудь в таком духе: «Я жду важного телефонного звонка от нашего представителя в Лондоне. Он должен позвонить ровно в 15:35, и мне нельзя его пропустить. Полагаю, мы успеем обсудить все дела к тому времени».
Питер Друкер в своей книге «Эффективный руководитель»[9] делает одно важное замечание: не только другие люди «съедают» ваше время, но и вы нередко переводите впустую время окружающих. Поэтому он предлагает набраться храбрости и спросить у своих коллег: «В какие моменты вам кажется, что я зря трачу ваше время?» Если вы попросите людей быть предельно откровенными, отвечая на ваш вопрос, то будете весьма удивлены их мнением, а также идеями о том, каким образом вы могли бы повысить их эффективность и производительность, а заодно и свои собственные.
Друкер П.<a l:href="http://litres.ru/138342">Эффективный руководитель.</a> М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. Прим. ред.