Примерно 25–50 процентов управленческого времени тратится на собрания того или иного рода. В их число входят и встречи один на один, и короткие совещания прямо в коридоре или чьем-нибудь кабинете, и более формальные заседания и собрания, которые могут проходить в конференц-зале. К сожалению, не менее половины времени, проводимого в совещаниях, расходуется впустую. Подобные мероприятия отнимают массу времени, а приносят зачастую не такую уж значительную пользу. Вместе с тем совещания – не только неизбежный и незаменимый вид деятельности, они также могут быть важным инструментом управления, если пользоваться ими с толком.
Давайте посчитаем, во сколько обходятся совещания. Сделать это просто: нужно помножить длительность собрания в часах на количество присутствующих, а затем на соответствующее количество долларов. Можете себе представить, какая сумма получится в итоге. И вы должны потратить или одобрить подобную трату! Если в зале собралось 10 человек, которые зарабатывают в среднем по 50 долларов в час, это означает, что, посовещавшись в течение одного часа, вы спишете со счета компании сумму в 500 долларов. А теперь подумайте, если бы вам надо было одобрить аналогичного размера расходы на что-то другое, вряд ли вы подписали бы такую бумагу, не продумав все до мелочей. С таким же благоразумием и здравомыслием следует подходить и к вопросу, созывать людей на собрание или нет.
Убедитесь, что у вас есть достаточно веская причина созывать людей на собрание или самим на нем присутствовать. Смотрите на рабочую встречу как на бизнес-инвестицию. Посчитайте, во сколько оно обойдется с учетом стоимости времени руководителей и служащих, которые будут приглашены. Сложите почасовую оплату всех этих людей. Насколько такая инвестиция окажется рентабельной? Если вы готовы вложить подобную сумму в собрание, вам необходимо будет получить приличную прибыль.
Если бы кто-нибудь из сотрудников захотел вложить 500 долларов в какой-либо проект, то ему потребовалась бы ваша резолюция, а вы пожелали бы узнать, что компания получит от этого вложения. Вы наверняка захотели бы еще подумать, прежде чем согласиться. Возможно, затребовали бы дополнительную информацию, чтобы подписать заявку со спокойной совестью. Относитесь к собраниям точно так же.
Избегайте ненужных собраний. Всегда спрашивайте, действительно ли так уж необходимо это совещание. Если нет настоящей надобности, не стоит его проводить. Если лично вам не нужно на нем присутствовать, то не ходите. Если вы сами организуете собрание, спросите себя, чье присутствие вам по-настоящему необходимо, и пригласите только этих людей. Остерегайтесь приглашать тех, в ком нет надобности, просто чтобы сделать им приятное и дать почувствовать себя значимыми.
К каждому собранию готовьте повестку дня и строго следуйте ей. Расставьте пункты в повестке по значимости и всегда начинайте с самых важных – на тот случай, если не хватит времени на все. Вы как ведущий собрания должны держать дискуссию в русле обсуждаемых вопросов и подводить итог под каждым пунктом, прежде чем перейти к следующему.
Начинайте и заканчивайте собрания своевременно. Если некоторые сотрудники постоянно опаздывают, стоит подумать о том, чтобы закрыть дверь на ключ после начала собрания. Другой вариант – принять, что опаздывающие не придут вовсе, и просто начать совещание, никого не дожидаясь. Позаботьтесь о том, чтобы во время встречи вас никто не беспокоил и не прерывал.
Маршалл Голдсмит в своем бестселлере «Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха»[10] утверждает: один из крупнейших пороков лидера – это склонность доминировать во время собрания, на которое созваны его подчиненные. Поскольку вы босс, когда вы говорите, все слушают. Люди привыкли не спорить с вами, не прерывать вас и не комментировать ваши слова, а просто позволять вам говорить, о чем хотите и сколько хотите.
Будет замечательно, если вы примете осознанное решение воздерживаться от того, чтобы доминировать во время собрания. Вы руководите им, но говорить будете не только вы, даже наоборот, вы будете поощрять других участников встречи высказывать мнения и делиться мыслями.
В моем коллективе, когда мы собираемся для обсуждения работы, моя повестка дня состоит из имен членов команды – каждый в виде отдельного пункта. Во время заседания я спрашиваю всех по очереди, чем они будут заниматься в течение ближайшей недели и как у них идут дела. Такой тип общих собраний персонала позволяет каждому сотруднику быть в курсе дел всех остальных и представить предельно ясную картину того, как функционирует и что делает вся команда.
В прошлом я активно пользовался и другой стратегией проведения собраний: каждую неделю на основе ротационного принципа назначал председателем собрания нового члена коллектива. Повестку дня мог подготовить и я сам, но выступить в качестве председателя просил кого-нибудь из сотрудников, даже моего секретаря. Когда вы сами в первый раз так сделаете – даже если назначите председателем скромного и неприметного человека, занимающего невысокий пост в компании, – то будете приятно удивлены, насколько компетентным в проведении собраний он окажется. К тому же после мероприятия его самооценка и самоуважение возрастут, как и оценка и уважение к нему со стороны других людей.
Во время собрания не забывайте притчу о старой мудрой сове, у которой два уха и один рот, и используйте свои уши и рот именно так. Больше спрашивайте и слушайте внимательно ответы, а не пытайтесь лишь донести свое мнение. Используйте встречу для того, чтобы собрать все лучшие мысли и идеи, которые вынашивают присутствующие в зале. И помните: сделать это невозможно, если вы будете сами все время говорить.
Самые эффективные совещания – это совещания стоя. Скажите собравшимся: «Так как мы все – люди занятые, давайте в целях экономии времени проведем “стоячее” собрание. Таким образом, мы сможем обсудить вопросы и вернуться к своей работе быстрее». Поскольку у каждого сотрудника есть свои неотложные задачи, если вы проведете собрание стоя и особенно если выберете для него подходящее время и место, то все приглашенные оценят новую форму встреч.
В одной из своих книг Питер Друкер писал, что если на собрания тратится более 25 процентов управленческого времени, это признак плохой организации.
Жалобы людей на собрания чаще всего сводятся к тому, что они не понимают, зачем их пригласили или зачем были приглашены другие присутствовавшие. Им не удается выяснить, ради чего созывалось собрание и какого именно вклада от них ожидали. Нередко бывает и так, что у собрания нет повестки дня и четкого направления развития. По его итогам не принимается никаких решений и резолюций. В конечном счете встреча, обошедшаяся компании в немалые деньги, заканчивается, а результаты равны нулю.
Чтобы избежать всех этих проблем, следуйте простым правилам. В конце обсуждения каждого пункта повестки дня коротко обобщите сказанное и четко сформулируйте, что должно быть сделано, кто ответственен за выполнение этого решения и к какому сроку все должно быть реализовано. Таким образом, все ваши сотрудники будут точно знать, какие решения были приняты, а если что-то осталось для них непонятным, они смогут задать вопросы.
В конце встречи обобщите самые важные итоги, поблагодарите каждого за его вклад в работу и объявите собрание закрытым.
Лучшие руководители – это те, кто умеет проводить эффективные совещания, такие, после завершения которых все отмечают: «Да, это дело!» Вы тоже так сможете.
Голдсмит М. Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха. М.: Олимп-Бизнес, 2015. Прим. ред.