Нарисуйте общую картину своих крупнейших задач и проектов, чтобы и вы, и другие люди могли увидеть их в целом. В качестве наглядного пособия можно использовать диаграммы PERT[6]. Подобные схемы применяют самые продвинутые и продуктивные компании и руководители во всем мире. Такие диаграммы позволяют увидеть множество путей достижения поставленных целей и выбрать наиболее эффективный из них.
Начните с определения целей и задач, которые нужно осуществить, чтобы получить желаемые результаты. Начните работу с мыслью о конечном итоге. Выделите время, чтобы нарисовать в уме предельно точную картину того, как бы выглядели ваши цели, если бы их можно было реализовать наилучшим образом. Затем пройдите всю «цепочку» действий и событий в обратную сторону – от будущего к настоящему. Составьте список логических шагов, которые придется проделать, чтобы продвинуться от той точки, где вы находитесь сейчас, к той, где хотите в конце концов оказаться.
Использование диаграмм PERT позволяет графически наметить все шаги, которые следует предпринять, и определить, к какому моменту каждый из них должен быть выполнен, чтобы добиться конечной цели.
В бизнесе практически вся работа и все важные свершения являются, по сути, чередой проектов. От способности доводить их до конца во многом зависят ваш успех и карьерный рост. Для выполнения проектов нужно умение работать в многозадачном режиме. Ведь для реализации проекта требуется выполнить целый ряд различного рода работ.
Наверное, самый мощный инструмент, который вы можете использовать для максимизации своей эффективности и существенного повышения уровня достижений, – это контрольный перечень. Этот документ содержит в себе описание в хронологическом порядке всех шагов, которые необходимо предпринять. Создавать его следует в первую очередь, еще до начала всех работ.
Способность составлять четкие и подробные контрольные перечни шагов, которые предстоит совершить для достижения цели, говорит об умении мыслить как руководитель. Здесь действует такое правило: каждая минута, затраченная на планирование и создание контрольного перечня, сэкономит вам десять минут на выполнение работы. В данном случае мы имеем дело с еще одним примером медленного мышления, которое резко повышает вашу эффективность и результативность, а также персональную ценность для дела и компании.
Схема, представленная в этой главе (рис. 1), служит примером диаграммы PERT. Она может принимать самые разнообразные формы. В интернете вы найдете на выбор огромное число подобных диаграмм. Как только начнете использовать их, вы будете удивлены тем, насколько больше дел успеваете сделать и насколько меньше проблем и конфликтов у вас возникает на разных этапах.
От каждой задачи или цели проведите черту назад – в обратную сторону от той даты, к которой требуется их выполнить. Перенесите все на бумагу так, чтобы вы могли видеть, к какому моменту необходимо закончить каждый этап задачи, чтобы завершить всю работу в срок.
Когда вы думаете на бумаге, используя диаграмму PERT, вы берете последовательность событий под полный контроль. Вы намечаете маршрут, по которому будете идти. Распределяете задачи так, чтобы можно было проверять их выполнение, и гарантируете строгое соблюдение графика и качественное выполнение работы. В этом смысле диаграмма PERT служит также страховкой от ситуаций, когда одновременно подходят крайние сроки выполнения множества задач. В итоге вы всегда будете успешно завершать свои главные проекты.
Рис. 1. Диаграмма PERT[7]
Если вам требуется выполнить какую-либо работу к концу месяца, вы можете составить временной график с «запасом», установив несколько предварительных дат сдачи, скажем на 15-е и 20-е числа месяца, на тот случай, если возникнут непредвиденные проблемы и задержки. Никогда не забывайте закон Мёрфи: «Если что-нибудь может пойти не так, то оно обязательно пойдет не так».
Хороший руководитель всегда предусматривает возможность возникновения проблем, препятствий и неожиданных задержек, которые будут тормозить выполнение задач и создавать опасность срыва согласованного графика. Неожиданности – нормальная, естественная часть деловой жизни. Ваша должностная обязанность – постоянно держать руку на пульсе работ по проекту, разрешать проблемы и устранять препятствия, которые обязательно будут вставать на пути.
Снабжая каждого члена своей команды четкими целями в письменном виде, вы добьетесь гораздо больших успехов, чем долгими обсуждениями и благими намерениями. Цели должны быть ясными, конкретными, измеримыми и ограниченными во времени. Помните принцип: что измеряется, то и выполняется. Цель без крайнего срока достижения, по сути, целью не является – это всего лишь пожелание.
За реализацию каждой цели и подцели в рамках выполняемого проекта у вас должен быть назначен ответственным конкретный сотрудник. Постоянно держите в уме следующие вопросы: кто будет выполнять ту или иную задачу, к какому сроку и в соответствии с какими стандартами качества? Никогда не полагайтесь на то, что люди и сами знают, что от них требуется, если только вы не внесли в эти вопросы предельную ясность.
По словам Дэна Акерсона, бывшего президента General Motors, который вывел компанию из состояния банкротства и глубокой убыточности до прежних позиций и годовой прибыли в 26 миллиардов долларов, самым важным фактором, способствовавшим перелому ситуации, стала постановка четких целей. Перед каждой ключевой фигурой на каждом организационном уровне компании была поставлена ясная и конкретная цель. Как оказалось, до прихода Акерсона перед сотрудниками корпорации ставились неопределенные, туманные цели, которые, кстати, считались необязательными, а потому редко достигались. После того как были установлены четкие и конкретные цели, каждый служащий уже знал, что он должен делать, чтобы не потерять работу и двигаться вперед.
Помните: самый удивительный талант, которым вы обладаете, – это талант к мышлению, особенно к продумыванию событий наперед. Чем больше времени вы будете уделять мышлению и планированию с ручкой и бумагой в руке, тем лучших результатов добьетесь и тем быстрее их получите.
PERT (от англ. Program [Project] Evaluation and Review Technique) – техника оценки и анализа программ (проектов), а также метод анализа задач и времени, необходимых для выполнения определенного проекта. На русском аббревиатуру PERT можно встретить в виде простой транслитерации: ПЕРТ. Самой популярной частью этого метода являются диаграммы взаимосвязей работ и событий. Прим. пер.
Пронумерованные прямоугольники – моменты наступления событий или завершения этапов.Стрелки – зависимые задачи, которые необходимо выполнять в определенной последовательности.Расходящиеся стрелки (как между прямоугольниками 1–2 и 1–3) – параллельно выполняемые задачи.Пунктирная линия – зависимые задачи, не требующие ресурсов.