- графы для отметки (подписи доверенного лица) о регистрации и получении бюллетеней.
Список заверяется Секретарем Совета директоров.
[11] СПИСОК ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ (ГРАФА, УЧИТЫВАЮЩАЯ ГОЛОСА АКЦИОНЕРОВ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ)
При решении на Собрании ряда вопросов некоторые его участники лишаются права голоса. При этом они не имеет право использовать ни голоса, принадлежащие лично им, ни голоса, переданные им по доверенности других акционеров. Кворум для подсчета итогов голосования по таким вопросам определяется без учета голосов акционера, лишенного права участвовать в голосовании. Поэтому перед проведением голосования необходимо определить, каким числом голосов владеет тот или иной участник Собрания по каждому вопросу повестки дня и каков кворум для принятия решения по нему.
Для этого можно использовать Список для голосования.
Это может быть отдельный документ или графа, учитывающая количество голосов у акционера при голосовании по каждому решаемому на Собрании вопросу, в списке участников Собрания. В нем напротив данных каждого акционера (или участника Собрания) указывается количество голосов, которым он обладает по каждому вопросу повестки дня.
Число голосов у акционера рассчитывается на основе данных Реестра акционеров и требований, предъявляемых к принятию того или иного вопроса. Если расчет ведется исходя из соотношения: владение одной голосующей акцией предоставляет один голос на Собрании, акционер обладает количеством голосов пропорционально числу голосующих акций, которым он владеет.
Включение такой графы в журналы регистрации позволит упростить процедуру выписки бюллетеней для голосования и учета последних при подведении итогов регистрации.
Поясним выше сказанное. Если третьим в объявленной повестке дня Собрания стоит вопрос об утверждении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность, с акционером Б.Б., он исключается из голосования при решении этого вопроса, что и помечается в графе против номера данного вопроса с помощью пометки "иск" (или другой). Тогда при регистрации г-на Б.Б. бюллетень для голосования по вопросу NЗ выписан не будет и его голоса при определении кворума для принятия решения не будут учитываться.
Далее, если г-н Г.Г., который не исключен из голосования ни по какому вопросу повестки дня, выдал доверенность на г-на Б.Б., последний не сможет использовать голоса акционера Г.Г. при голосовании вопроса 1о3. Если г-н Г.Г. не явится на Собрание лично, он не сможет по выданной доверенности участвовать в голосовании по этому вопросу.
[12] ПОДГОТОВКА МАНДАТОВ
Если это предусмотрено решением Совета директоров на основе подготовленного Списка участников Собрания готовятся Свидетельства о праве участия в Собрании (мандаты).
В мандате указывается:
- регистрационный номер по Списку участников Собрания;
- фамилия, имя, отчество участника Собрания;
- его паспортные данные;
- количество акций, которое он представляет.
Мандат может служить для:
- пропуска в зал заседания;
- для получения бюллетеней, если предусмотрено их получение после начала Собрания;
- подтверждения права участия в новом Собрании.
[13] ПОДГОТОВКА БЮЛЛЕТЕНЕЙ
Участники Собрания для голосования обеспечиваются бюллетенями для голосования. Форма и содержание бюллетеней утверждается Советом директоров.
Поскольку в соответствии с требованием закона бюллетени должны быть подписаны лицом, голосующим по ним, голосование может быть только открытым. Для обеспечения достоверности данных и исключения возможных ошибок при выдаче бюллетеней рекомендуется указывать в них наименование (фамилию, имя, отчество) акционера и/или номер его лицевого счета по Реестру акционеров или по Списку участников Собрания.
Возможны несколько типов бюллетеней.
А. Бюллетень для "голосования по вопросу".
Для каждого вопроса повестки дня готовится отдельный бюллетень, в котором указывается содержание вопроса и\или его номер по протоколу и его проект решения.
Количество бюллетеней в этом случае соответствует количеству решаемых на Собрании вопросов, по которым требуется голосование.
Оформление таких бюллетеней может быть довольно разнообразным и зависит от количества проектов решений вопроса, по которому будет проходить голосование.
Для принятия вопроса, имеющего несколько вариантов (проектов) решения, может применяться бюллетень, в котором перечисляются все возможные проекты решений; голосующему предлагается выбрать из них один путем указания более предпочтительного. В этом случае в бюллетене напротив каждого проекта ставится один квадрат, соответствующий варианту голосования "за", а также должна быть предусмотрена графа "против всех", означающая, что участник Собрания не поддерживает ни один из выдвинутых проектов. В противном случае акционер не сможет явно выразить свое мнение "против", поскольку незаполненные квадраты против предложенных проектов означали бы не "против", а "воздержался".
Б. Бюллетени для "голосования списком".
В один бюллетень включаются все сформулированные вопросы повестки дня в порядке их рассмотрения на Общем собрании. Справа против каждого вопроса помещается три квадрата, соответствующих вариантам голосования "за", "против", "воздержится".
Аналогично, в бюллетене для голосования по кандидатурам может содержаться фамилия, имя, отчество и год рождения одного кандидата или в алфавитном или ином порядке фамилия, имя, отчество и год рождения всех зарегистрированных кандидатов. Справа против имени кандидата помещается либо три пустых квадрата, соответствующих вариантам голосования "за", "против", "воздержался", либо один квадрат, соответствующий варианту голосования "за", а в конце списка кандидатов помещается строка "Против всех кандидатов".
В любом случае, какие бы формы бюллетеней не подготавливались, независимо от бюллетеней для голосования по объявленным вопросам необходимо предусмотреть 10-15 бюллетеней для непредвиденного голосования по вопросам, не содержащимся в сформулированной повестке дня Собрания, но вытекающим из нее. Эти бюллетени подготавливаются аналогично бюллетеням для "голосования по вопросу", но содержат не суть вопроса, а лишь его номер, который будет присвоен вопросу согласно протоколу Собрания, где и будет изложена конкретная формулировка вопроса. Такие бюллетени используются при голосовании по процедурным моментам проведения Собрания и при голосовании по непредвиденным вопросам, требующих учета голосов. Например, при вынесении решения о приостановке Собрания.
В бюллетене должно быть указано общее количество голосов во владении акционера. Для удобства проведения голосования и подсчета голосов могут быть подготовлены бюллетени, соответствующие определенному количеству голосов (например, одному, трем, пяти, десяти, двадцати пяти и т.д. голосам). Бюллетени разного достоинства могут быть разных цветов, размеров и т.д. Кратность для дробления бюллетеней по голосам определяется количественным распределением акций среди акционеров Общества в каждом конкретном случае. В этом случае для разрешения каждого вопроса акционер получает комплект бюллетеней, состоящий из дробных бюллетеней, суммарное количество голосов по которым соответствует количеству голосов во владении акционера.
Например, если акционер владеет 35 голосами, он получит, если не выскажет других пожеланий,
два бюллетеня - на 25 и 10 голосов.
В дальнейшем, если бюллетени разного достоинства будут содержать какие-либо отличительные, хорошо заметные черты, их легко разложить по достоинству и просчитать общее количество голосов, которое они представляют. Такая процедура может значительно упростить подсчет голосов при голосовании по отдельному вопросу. Этот тип бюллетеней особенно удобен, если в Обществе предусматривается возможность "тайного" голосования".
В бюллетенях для закрытого голосования указывается только количество акций, которыми владеет акционер, вопрос или список вопросов, по которым проводится голосование, и возможные варианты голосования. Для того, чтобы не изготавливать два комплекта бюллетеней: для открытого и тайного голосования, и не усложнять процедуру проведения Собрания обменом бюллетеней, в случае, если Собрание вынесет решение о проведении тайного голосования, удобно использовать бюллетени, в которых имя участника Собрания и графа для его подписи вынесены в отдельную графу, оформленную в виде отрывного талона.
Бюллетени печатаются на русском, а в республиках, автономных областях и округах - также на соответствующих языках. При этом в каждом бюллетене должен содержаться текст на каждом используемом языке.
На бюллетенях ставится печать Общества и\или той или иной его структуры (например, отдела кадров) для исключения возможности их подделки.
В целях разрешения непредвиденных осложнений (например, акционер выдал доверенность, но на Собрание явился сам) целесообразно, чтобы количество готовых комплектов бюллетеней несколько превышало число зарегистрированных акционеров: не более чем на 2%, но не менее чем на три комплекта. На бюллетенях из дополнительных комплектов печать Общества не ставится до момента выдачи акционерам.
Количество подготовленных бюллетеней каждого типа и их число, оставшееся после регистрации участников Собрания, должно фиксироваться в соответствующем протоколе, который в дальнейшем будет приложен к протоколу регистрации участников Собрания.
[14] ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ИНФОРМАЦИОННЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
Ознакомление проводится по месту нахождения данных документов, например, в Отделе по работе с ценными бумагами Общества, по устному требованию заинтересованного лица при предъявлении его удостоверения личности. Лицо, ответственное за проведение ознакомления, сверяет данные предоставленного документа с содержащимися в Списке акционеров, имеющих право участвовать в созываемом Собрании. Представителю акционеров документы представляются только после предъявления им доверенности, заверенной в установленном порядке, если последняя не хранится в Обществе.
Требование о предоставлении копии документов представляются в письменном или устном виде и фиксируется в Журнале заявлений акционеров. Копии затребованный документов изготавливаются в сроки, устанавливаемые по взаимной договоренности, но не позднее, чем определено в Положении об Общем собрании акционеров, после оплаты акционерами соответствующей суммы в соответствии с имеющимся прейскурантом.
[15] ПРИЕМ БЮЛЛЕТЕНЕЙ ДЛЯ ГОЛОСОВАНИЯ И УЧЕТ ГОЛОСОВ, ПРЕДСТАВЛЕННЫХ В НИХ
Если процедура проведения Собрания предусматривала рассылку бюллетеней для голосования, акционеры сообщают свое мнение письменно, заполнив бюллетень согласно требованиям, содержащимся в нем, и указав номер удостоверения личности, если это установлено в Положении об Общем собрании акционеров.
Бюллетени должны быть возвращены в Общество в срок не позднее, чем установленная дата окончания приема бюллетеней.