3. ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ГНЕТА БУМАГ
Трудно даже вообразить, в какой степени структура
бизнес-процессов
продиктована
ограничениями
бумажного
делопроизводства.
Майкл Хаммер, Джеймс Чампи. «Реинжиниринг вашего
бизнеса»
Электронная технология способна полностью изменить как производственные процессы, так и бизнес-процессы компании. В частности, она может избавить сотрудников от медленной и
трудоемкой работы с бумажными документами. Замена бумажных процессов электронными
позволяет интеллектуальным работникам заниматься плодотворной работой. Полностью
электронная рабочая среда обычно называется «безбумажным офисом» — термин этот
существует по крайней мере с 1973 года. Тогда это было мечтой. Не будет больше кип бумаги, в которых невозможно найти нужный документ. Не будет груд книг и отчетов, в которых
приходится копаться в поисках маркетинговой информации или сведений о продажах. Не будет
Билл Гейтс: «Бизнес со скоростью мысли»
29
неправильно адресованных форм, потерянных счетов, многократного ввода одних и тех же
данных, отсутствующих подписей и проволочек, вызванных недостающими документами.
Однако «безбумажный офис», как и «искусственный интеллект», — одно из тех явлений, которые должны бы наступить «не сегодня-завтра», но почему-то все никак не становятся
реальностью. Впервые выражение «безбумажный офис» появилось четверть века назад в
заголовке статьи одного из отраслевых журналов для телефонных компаний. Для продвижения
этой концепции больше всех сделала корпорация Xerox (хотя сама она никогда и не
пользовалась понятием «безбумажный офис»). В 1974-75 годах компания говорила об «офисе
будущего», в котором будут компьютеры, электронная почта и онлайновая информация. В
период с 1975 по 1987 год деловые издания несколько раз публиковали статьи, обещавшие, что
«безбумажный офис», радикально меняющий рабочую обстановку, уже не за горами — но, помнится, в 1988 году я в одном из интервью говорил, что «эта мечта о „безбумажном офисе“
все еще очень и очень далека от реальности: „Сегодняшние компьютеры пока не способны
воплотить ее в жизнь“. [Джеймс Э. Лалонд. „Гейтс: пользоваться компьютерами по-прежнему
непросто“. Seattle Times, 1 июня 1988 г.].
В наши дни все необходимое для реализации этой мечты имеется. Графические
компьютерные среды и усовершенствованные аналитические инструменты значительно
упрощают интеграцию данных различных типов. Мощные, объединенные в сети персональные
компьютеры стали повсеместным атрибутом офисной обстановки. Интернет соединяет между
собой ПК, разбросанные по всему миру. Тем не менее потребление бумаги продолжает
удваиваться каждые четыре года, 95% всей информации в Соединенных Штатах остается на
бумаге, а в электронном виде хранится лишь 1%. Объем бумаг растет быстрее, чем электронная
технология успевает их заменять!
В 1996 году я решил разобраться, почему Microsoft, будучи активным проповедником
замены бумаг электронными формами, продолжает пользоваться бумажными документами. К
своему удивлению, я узнал, что за год мы напечатали на бумаге 350 тысяч отчетов о продажах.
Я запросил образцы всех используемых в компании бумажных форм. В толстенной папке, которая легла на мой стол, оказались сотни и сотни бланков. Одна только служба снабжения
использовала в штаб-квартире корпорации целых 114 форм. В рамках нашей пенсионной
программы 401К применялись восемь различных бумажных форм — для присоединения к
программе и выхода из нее, для сведений о сотруднике и для изменения его отчислений или
взносов. Каждый раз, когда правительство меняет правила оформления таких документов, нам
приходится обновлять и заново печатать множество форм и утилизировать тысячи старых
бланков. Но рост потребления бумаги был лишь симптомом более серьезной проблемы: излишне запутанных и долгих административных процессов.
При виде папки с бланками я подумал: «Зачем нам нужны все эти формы? Ведь у каждого