Установление личности клиента производится по паспорту, военному билету, записи в паспортах родителей (усыновителей) и других документах, исключающих любые сомнения относительно личности гражданина, обратившегося за совершением нотариального действия (ст. 42 Основ).
Свидетельствование верности копий документов может производиться и по предъявлении удостоверений с места работы.
Подписи свидетельствуемых документов и сделок производятся гражданами в присутствии нотариуса, что специально письменно подтверждается им.
Если документ должен подписать руководитель организации (директор, генеральный директор, управляющий, президент и т. п.), то, возможно, что у нотариуса есть образец его подписи, с которым и сличается сделанная подпись. В случаях, когда гражданин в результате болезни, неграмотности, физических недостатков не может сам подписать документ, он подписывается другим гражданином по его поручению и в его присутствии, что и оговаривается в удостоверительной надписи и в самом документе.
Содержание нотариально удостоверенной сделки, а также заявления и иных документов должно быть зачитано вслух нотариусом (ст. 44 Основ).
Если гражданин глухой, немой или глухонемой, он прочитывает документ сам и подписывает его. Если клиент неграмотный глухонемой, то приходится прибегать к услугам переводчика. Слепому клиенту документ зачитывает нотариус.
Требования к удостоверяемым документам. Тексты удостоверяемых документов должны быть подготовлены с помощью пишущей машинки или компьютера либо — в порядке исключения — написаны четко и ясно от руки.
Все числа и сроки хотя бы один раз должны быть написаны (напечатаны) прописью. Фамилии, имена и отчества, место жительства граждан, наименование юридических лиц, их юридические адреса указываются в нотариальных документах без сокращения.
В документах нельзя делать записи карандашом, оставлять пробелы (они прочеркиваются нотариусом). Подчистки недопустимы. Если в удостоверяемом документе есть какие-либо исправления, они оговариваются в удостоверяемом документе и отмечаются в удостоверительной надписи. Зачеркивания в нотариальных документах не разрешаются, а если они сделаны, то так, чтобы можно было прочитать первоначальный текст.
В случае, когда в удостоверяемом документе несколько страниц, то каждый лист нумеруется и прошнуровывается. Число пронумерованных листов заверяется подписью нотариуса и скрепляется печатью нотариальной конторы.
Удостоверительные надписи. Текст их разработан Министерством юстиции РФ. Они представляют собой штампы.
С их помощью нотариусы удостоверяют:
— копии документов и выписки из них;
— сделки;
— перевод документов с одного языка на другой;
— подлинность подписей на документах;
— время предъявления документов и др.
Штамп удостоверительной надписи ставится на лицевой стороне документа, оборотная сторона при этом прочеркивается. Если текст документа размещен на двух сторонах листа, то штамп удостоверительной надписи ставится на оборотной стороне, а на лицевой стороне — часть наименования города.
В тех случаях, когда текст документа не умещается на лицевой и оборотной сторонах, к документу прикрепляется еще один лист, где и помещается удостоверительная надпись.
Свидетельства нотариусов представляют собой самостоятельный документ.
Свидетельствами оформляются:
— право наследования;
— удостоверение факта нахождения гражданина в живых и в определенном месте;
— тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
— принятие документов клиента на хранение в нотариальную контору и др.
Ограничения в праве совершать нотариальные действия немногочисленны и связаны с личностью нотариуса и работников нотариальных контор (ст. 47 Основ).
Например, недопустимо совершение нотариусом действий на свое имя или от своего имени, а также на имя или от имени супругов, их и своих родственников (родителей, детей, внуков). Аналогичные ограничения предусмотрены и в отношении других работников данной конторы.
Нотариальные действия нотариус, его супруга и родственники должны совершать в иной нотариальной конторе.
Несоблюдение указанных ограничений делает совершенные нотариальные акты юридически недействительными.
Отказ в совершении нотариального действия правомерен только тогда, когда совершение такого действия будет противоречить закону (ст. 48 Основ).
Нотариус вправе отказать также в совершении нотариального действия, если:
— действие подлежит совершению другим нотариусом;
— с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;
— сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;
— сделка не соответствует требованиям закона;
— документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.
Отказ оформляется в течение десяти дней постановлением нотариуса.
Обжалование нотариальных актов или отказ в их совершении возможно в районный суд обычно в порядке особого производства. При этом. действуют правила исключительной подсудности: дело рассматривает суд, на территории которого расположена соответствующая нотариальная контора.
Однако возможно обжалование в суд нотариальных актов и в исковом порядке, когда возникает спор о праве.
Например, отказ в выдаче исполнительной надписи рассматривается судом в порядке особого производства, а оспаривание исполнительной надписи по существу (оспаривание оснований выдачи надписи, размер взыскиваемой суммы и т. п.) — в исковом порядке.
Уплата государственной пошлины. Институт нотариальной государственной пошлины одновременно регулируется финансовым и нотариальным законодательством.
При этом можно выделить следующие основные правила:
— каждое нотариальное действие оплачивается государственной пошлиной в порядке, установленном Законом РФ «О государственной пошлине»;
— при выезде нотариуса для совершения нотариального действия вне места своей работы заинтересованные физические и юридические лица возмещают ему фактические транспортные расходы (ст. 22 Основ);
— государственная пошлина бывает простая в твердых ставках (с учетом минимального размера оплаты труда) и пропорциональная — в процентном отношении к сумме документа (цены договора, стоимости имущества и т. п.);
— в предусмотренных законом случаях заявители освобождаются от уплаты государственной пошлины;
— если госпошлина внесена в большем размере, излишне уплаченная пошлина возвращается налоговыми органами по постановлению нотариуса;
— государственная пошлина подлежит возврату, если нотариус отказал клиенту в совершении нотариального действия.
Дубликаты нотариальных удостоверений и свидетельств выдаются по письменному заявлению заинтересованных лиц взамен утраченных документов, если их экземпляры хранятся в делах нотариальной конторы. При этом взимается государственная пошлина и удостоверяется личность обратившегося лица (ст. 52 Основ).