4.1.2. Організацію роботи з кадрами у виконавчих органах здійснює відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради (далі — відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування), який розробляє річні та перспективні плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.
4.1.3. Прийняття на службу у виконавчі органи міської ради здійснюється відповідно до ст. 10 Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою чинним законодавством.
4.1.4. Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування, керівники виконавчих органів міської ради та їх структурних підрозділів вивчають ділові якості осіб, які претендують на посади у виконавчих органах. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня й ділових якостей осіб, які претендують на посади у виконавчих органах у встановленому порядку може проводитися їх стажування на цих посадах і при прийнятті на службу у виконавчих органах міської ради може встановлюватися випробувальний термін до 6-ти місяців. У випадку негативного результату випробувана особа звільняється з посади згідно із законодавством про працю.
4.1.5. Особи, які вперше приймаються на службу у виконавчих органах міської ради приймають присягу посадової особи місцевого самоврядування й підписують її текст, визначений ст. II Закону України "Про службу в органах місцевого самоврядування", про що робиться запис в трудовій книжці.
4.1.6. Без конкурсного відбору можуть бути переведені на більш високі посади службовці органів місцевого самоврядування, які зараховані до кадрового резерву або пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
4.1.7. Керівники виконавчих органів створюють умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб в навчальних закладах, центрах підвищення кваліфікації, на семінарах шляхом стажування та самоосвіти.
4.2. Порядок призначення посадових осіб виконавчих органів міської ради
4.2.1. Призначення на посади керівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами згідно з розподілом обов'язків.
4.2.2. Призначення на посади заступників начальників та завідувачів відділами виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) керівників відповідних виконавчих органів та погодженням з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом обов'язків. Кандидатури керівників юридичних відділів погоджуються з начальником юридичного управління.
4.2.3. Призначення на посади працівників виконавчих органів здійснюється за рекомендацією (поданням) керівників відповідних виконавчих органів. Кандидатури юристів, юрисконсультів погоджуються і начальником юридичного управління.
4.2.4. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду за допомогою кадрової служби відповідного виконавчого органу та надасться до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на перевірку та реєстрацію.
Після реєстрації комплект документів подається керуючому справами виконкому та начальнику управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю для ознайомлення.
4.2.5.Завідувач відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування проводить співбесіду з кандидатом на посаду та організовує проведення його співбесіди з керуючим справами, секретарем міської ради, заступниками міського голови за їх вимогою.
4.2.6.Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі документів та згідно з резолюціями готує проекти розпоряджень та візує їх у завідувача відділу правового контролю та аналітичного забезпечення юридичного управління та керуючого справами виконкому.
4.2.7.Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду.
4.3. Порядок призначення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Одеси
4.3.1 Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за рекомендацією (поданням) першого заступника міського голови, заступника міського голови, керуючого справами, голови райадміністрації згідно з розподілом обов'язків.
4.3.2.У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті визначаються права та обов'язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення. Контракт складається в двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з першим заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами виконкому згідно з розподілом обов'язків, а умови матеріального забезпечення — з управлінням фінансів.
4.3.3.Відділ кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування на підставі контракту (у разі необхідності), заяви, подання та інших документів за встановленим зразком, готує проект розпорядження міського голови щодо призначення особи на посаду, візує його.
4.3.4.Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду.
4.4. Терміни подачі та візування документів з кадрових питань.
4.4.1. Комплекти документів щодо призначення, звільнення, переведення та стажування на посадах осіб місцевого самоврядування подаються до відділу кадрової роботи та з питань служби в органах місцевого самоврядування не пізніше ніж за п'ять діб до дати призначення на посаду (звільнення тощо).
4.4.2.Комплект документів на подовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування подається за місяць до дня досягнення посадовою особою граничного віку.
4.4.3.Проекти розпоряджень міського голови "По особовому складу" візуються в юридичному управлінні строком не більше однієї доби, а у випадках незгоди посадової особи, яка візує проект розпорядження, вона письмово висловлює свою думку відносно проекту розпорядження міського голови.
5. Організація роботи з документами та здійснення контролю за їх проходженням і виконанням
5.1. Загальні положення
5.1.1.Порядок роботи з документами у виконкомі ґрунтується на вимогах Постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.97 № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" і державних стандартах на організаційно-розпорядчу та іншу документацію.
5.1.2.У виконкомі функціонує централізована мережна комп'ютерна система діловодства, при якій всі операції, пов'язані з проходженням службових документів, усі документи, що надіслані на адресу виконкому, після їх виконання, всі матеріали до них, зосереджуються:
• у загальному відділі — розпорядчі документи й документи загального листування;
• у відділ з роботи із зверненнями громадян — доручення стосовно звернень громадян.
Дані про них накопичуються в комп'ютерних базах даних.
Комп'ютерна мережа функціонує за окремим регламентом, складеним відділом інформаційних систем управління господарського забезпечення (далі — відділ інформаційних систем).
Щомісяця завідуючий відділу інформаційних систем готує аналітичну записку про стан комп'ютерної мережі й перспективи її розвитку, стан телекомунікаційних мереж, комп'ютерного й периферійного устаткування та надає її керуючому справами виконкому.
Електронні архіви, програмне забезпечення й бази даних документообігу супроводжуються відділом інформаційних систем з урахуванням вимог чинного законодавства.
5.1.3.Відповідальність за стан роботи з документами у виконкомі покладається на керуючого справами виконкому.
5.1.4.Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається окремим документом.
5.1.5.Усі документи виконкому та інших виконавчих органів виконуються українською мовою, за винятком документів з питань міжнародних та міжнаціональних відносин, що можуть виконуватися на мові кореспондента.
5.1.6.Система здійснення контрольної роботи у виконавчих органах включає:
відділ контролю управління організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю (далі — відділ контролю);
контрольні служби (відділи) виконавчих органів.
5.1.7. З дієтою проведення систематичної контрольної роботи в кожному виконавчому органі повинна функціонувати контрольна служба.
5.1.8.Контрольна служба виконавчого органу може складатися з однієї або кількох посадових осіб, на яких, за наказом керівника виконавчого органу чи у відповідності до їх посадових інструкцій, покладено виконання контрольних функцій. 5.1.9.Працівники контрольної служби виконавчого органу можуть здійснювати виключно функції контролю за виконанням документів та доручень керівництва виконкому або поєднувати їх з виконанням інших обов'язків у відповідності до своїх посадових інструкцій.
5.1.10. Контролю у виконавчих органах підлягають:
1) документи центральних органів державної влади;
2) розпорядчі документи органів та посадових осіб місцевого самоврядування міста Одеси, які підлягають контролю з боку міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому;
3) доручення міського голови, його заступників та керуючого справами виконкому;
4) розпорядчі документи Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації, які стосуються виконання виконкомом делегованих повноважень; 5)документи загального листування, в яких встановлене завдання, або про необхідність виконання яких зазначено в резолюції; 6)доручення щодо звернень громадян; 7)плани роботи виконкому.
5.1.11. У виконавчих органах контроль здійснюють:
— за виконанням документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування — загальний відділ, відділ контролю й контрольна служба виконавчого органу;