— дата.
5.3.6.Резолюції керівництва виконкому підлягають безумовному, повному та буквальному виконанню.
5.3.7.Відповідальність за виконання документа несуть усі посадові особи, які зазначені в резолюції.
5.3.8.Якщо в документа декілька виконавців, відповідальність за його виконання покладається на посадову особу, зазначену першою в резолюції, яка збирає в інших виконавців та узагальнює інформацію про хід виконання документа та зняття його з контролю.
5.3.9. При резолюції "Прошу доповісти", "Внести пропозиції» структурний підрозділ, якому доручено виконання документа, готує доповідну записку за підписом керівника структурного підрозділу та надає її до сектору загального листування (канцелярії) загального відділу, де інформація вноситься до контрольної бази даних.
Якщо документ має декілька виконавців, то доповідну записку готує посадова особа, яка першою зазначена в резолюції, на підставі інформації, наданої іншими виконавцями.
5.3.10.Консультанти заступників міського голови доповідають заступникам міського голови, керуючому справами виконкому про виконання документу, на який вони наклали резолюцію, останні висловлюють свою згоду особистим підписом.
5.3.11.Якщо заступник міського голови, керуючий справами виконкому не згоден з відповіддю, його думка з цього приводу та новий строк виконання фіксується у резолюції. Документ з резолюцією передається консультантами відділу забезпечення роботи керівного складу виконкому до сектору загального листування загального відділу для внесення інформації в контрольну базу даних, після чого, у загальному порядку, передається виконавцю.
Строк доопрацювання цих документів не повинен перевищувати 5 днів.
5.3.12. При резолюції "Підготувати відповідь" виконавчий орган, якому доручено виконання документа, готує проект відповіді на бланку виконкому — за підписом його заступника, керуючого справами виконкому.
Проекти листів за підписом міського голови готуються виконавчим органом, якому доручено його підготовку та надаються до загального відділу в надрукованому вигляді (на папері) та в електронному вигляді (на дискеті, по локальній комп'ютерній мережі, чи по електронній пошті) для перевірки, коригування та перенесення на бланк "Лист міського голови", який є бланком суворої звітності та на руки виконавцям не видається.
Проекти листів за підписом міського голови готуються за допомогою ПК у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа.
Проекти листів за підписом міського, які готуються за дорученням міського голови щодо розгляду звернень громадян, перевірки, коригування та друкування на бланку передаються в денний термін до відділу з роботи із зверненнями громадян, який надає ці проекти на підпис міського голови.
5.3.13. У разі незгоди міського голови або його заступника, керуючого справами виконкому з проектом відповіді, проект разом з документом повертаються виконавцю, як передбачено п. 5.3.11.
5.3.14. При резолюції "Надати відповідь" виконавчий орган готує відповідь за підписом керівника виконавчого органу, копію якої разом з доповідною запискою про виконання документу надає посадовій особі, яка наклала резолюцію.
При резолюціях "До відома", "До відома та використання в роботі" посадові особи, зазначені в них, повинні в місячний термін повернути документ до сектору загального листування загального відділу для формування справ.
5.3.15. Зняття з контролю розпорядчих документів Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації та документів загального листування здійснюється посадовою особою, яка наклала резолюцію, що засвідчується особистим підписом та надписом "До справ".
5.3.16. Щотижня сектор загального листування загального відділу готує за підписом завідувача відділу та надає міському голові, його заступникам, керуючому справами, організаційному відділу оперативне зведення щодо стану виконання документів центральних органів державної влади, розпорядчих документі» Одеської обласної ради, Одеської обласної державної адміністрації, документів загального листування за резолюціями міського голови.
5.3.17. Щомісяця завідувач загального відділу готує аналітичну записку щодо стану виконання виконавчими органами документів центральних органів державної влади, розпорядчих документів Одеської обласної ради та Одеської обласної державної адміністрації й документів загального листування.
5.4. Порядок обробки та надсилання вихідних та внутрішніх документів
5.4.1. Вихідні та внутрішні документи готуються виконавчими органами з власної ініціативи, на виконання доручень керівництва виконкому або на виконання вхідних документів.
5.4.2.У подальшому в комп'ютерній базі фіксується все листування, пов'язане з виконанням документів.
5.4.3.Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються на лицьовому боці останнього аркуша другого примірника їх безпосередніми виконавцями, а також керівниками виконавчих органів, на які було покладено виконання цих документів.
5.4.4.Документи на підпис заступникам міського голови, керуючому справами виконкому подаються консультантами заступників міського голови або, при необхідності додаткових пояснень, керівниками виконавчих органів особисто.
5.4.5.Документ, підписаний у необхідній кількості примірників, надається до сектору загального листування загального відділу для реєстрації та відправлення.
5.4.6.Вихідні документи, призначені для надсилання багатьом адресатам, після реєстрації розмножуються виконавцем, копії комплектуються й разом з оригіналом та розрахунком розсилки передаються до сектору загального листування загального відділу.
5.4.7. Після розсилки всіх копій оригінал документа з розрахунком розсилки направляється до справи згідно з номенклатурою.
5.4.8.Документи, які передаються», адресатові за допомогою факсу, підлягають обов'язковій реєстрації в секторі загального листування загального відділу.
5.4.9.Документи, що оформлені із порушенням правил, передбачених цим Регламентом, для відправлення не приймаються.
5.4.10.Контроль за реагуванням на листи виконкому здійснюється виконавчим органом, який готував документ.
5.4.11.Відповіді, що отримані на вихідні документи, реєструються у секторі загального листування загального відділу, їм присвоюється номер вихідного документа.
5.4.12.Відповідь, разом з копією документа, на який вона надійшла, передасться на розгляд посадовій особі, яка підписала вихідний документ.
5.5. Порядок роботи з депутатськими зверненнями
5.5.1. Депутатське звернення надсилається депутатами відповідним органам і посадовим особам безпосередньо. Воно не потребує ніяких рішень відповідної ради про його направлення, тому й відповідь надається тільки автору звернення.
5.5.2. Порядок роботи з депутатськими зверненнями народних депутатів визначений у статті 16 Закону України "Про статус народного депутата України".
Народний депутат має право на депутатське звернення до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, об'єднань — громадян з питань, пов'язаних з депутатською діяльністю, й брати участь у розгляді порушених ним питань.
Суть депутатського звернення — це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернена до органів місцевого самоврядування, їх посадових осіб, осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію з питань, віднесених до їх компетенції.
5.5.3. Органи місцевого самоврядування, їх посадові особи, керівники підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення, зобов'язані протягом 10 днів з моменту його одержання розглянути й дати письмову відповідь. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати ЗО днів з моменту його одержання.
5.5.4.Народний депутат, який направив звернення, може бути присутнім при його розгляді, про що він повідомляє відповідний орган місцевого самоврядування, його посадових осіб, керівників підприємств, установ і організацій, об'єднань громадян, яким адресовано депутатське звернення. Посадова особа, відповідальна за розгляд звернення народного депутата, зобов'язана завчасно, але не пізніше ніж за день повідомити народного депутата про час і місце розгляду звернення.
5.5.5.Вмотивована відповідь на депутатське звернення повинна бути надіслана народному депутату не пізніше як на другий день після розгляду звернення. Відповідь надається в обов'язковому порядку й безпосередньо тим органом місцевого самоврядування, до якого було направлено звернення, за підписом його керівника чи посадової особи, керівником підприємства, установи та організації, об'єднання громадян.
5.5.6.Відповіді на депутатські звернення народних депутатів надсилаються до експедиції Верховної Ради України на ім'я їх авторів (01008, Київ-8, вул. Садова, 3, Верховна Рада України) фельд'єгерським зв'язком.
5.5.7.Порядок роботи з депутатськими зверненнями депутатів місцевих рад визначено статтею 13 Закону України "Про статус депутатів місцевих рад".
Депутатське звернення — викладена в письмовій формі вимога депутата місцевої ради з питань, пов'язаних з його депутатською діяльністю, до органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб, а також керівників підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, здійснити певні дії, вжити заходів чи дати офіційне роз'яснення з питань, віднесених до їх компетенції.
5.5.8. Органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, а також керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території відповідної ради, до яких звернувся депутат місцевої ради, зобов'язані в десятиденний строк розглянути порушене питання та надати йому відповідь, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки дати йому відповідь не пізніше, як у місячний строк.
Якщо депутатське звернення з об'єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, депутату місцевої ради зобов'язані письмово повідомити про це з обґрунтуванням мотивів необхідності продовження строку розгляду.
5.5.9. Депутат місцевої ради може взяти участь у розгляді свого звернення, про що органи місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, розташованих на території відповідної ради, повинні йому повідомити завчасно, але не пізніше як за п'ять календарних днів.
5.5.10. Відповіді на депутатські запити й звернення депутатів обласної ради передаються до секретаріату обласної ради (65032, м. Одеса, проспект Шевченка, 4).
6. Порядок розгляду звернень та організації прийому громадян
6.1. Організація роботи з розгляду звернень громадян в Одеській міській раді здійснюється відповідно до Конституції України, законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про звернення громадян, відповідних указів Президента України, інструкції, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України "З діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації".