«Общий бланк» и «Бланк письма», которые устанавливаются системным
администратором департамента на каждую рабочую станцию, выводятся на
рабочий стол, и используются для формирования и вывода документов,
соответственно, на стандартном листе бумаги формата А4 или на официальном
бланке.
26. Ответственный за соблюдение единого формата документа –
непосредственный исполнитель по документу.
27. Системный администратор департамента периодически проверяет
соблюдение форматности создаваемых документов и обеспечивает условия для
применения сотрудниками Департамента единого формата документов.
5. Присвоение имен электронным документам
28. Документам, создаваемым в секретариате Руководителя, Правовом
департаменте, Департаменте по законодательству, присваивается имя,
состоящее из следующих элементов:
- даты создания (например: 110416 - 16 апреля 2011 года);
- порядкового номера документа в течение дня (01, 02, 03 и т.д.);
160
- цифрового кода исполнителя (например: -123 - Исаков В.Б.);
- краткого текстового комментария;
- хвостового номера (при необходимости).
Таким образом, имена документов, создаваемых Ивановым В.Б. в течение
одного дня (16 апреля 2011 года) будут выглядеть следующим образом:
11041601-123
11041602-123
11041603-123 и т.д.
На следующий день дата меняется:
11041701-123
11041702-123
11041703-123 и т.д.
Данная система исключает присвоение документам повторяющихся имен,
поскольку совпадение всех трех элементов имени, по крайней мере в пределах
текущего столетия, - исключено.
29. Для удобства ручного поиска документов к цифровой части имени
должен быть присоединен (через нижнюю черточку) небольшой текстовой
комментарий.
Например:
11041602-123_отчет Петрову
11041701-123_заключение ПФЗ о налогах
30. При присоединении к цифровому имени документа текстового
комментария необходимо руководствоваться следующими правилами:
(1). Комментарий не должен быть слишком длинным.
(2). Если документ адресован конкретному лицу, комментарий должен
содержать тип документа и фамилию адресата (отчет Петрову, ответ
Аиткулову, заявка Иванову и т.п.).
(3). Для внутренних документов следует указывать тип документа, его
содержание и (или) период (положение о Департаменте, должностная
инструкция, отчет за 2010 год).
(4). В комментарии допускается использование общеупотребительных
сокращений.