систему поиска.
31. Группа взаимосвязанных документов образуется одним из двух
способов:
(1). Посредством присвоения группе единого цифрового имени, при этом
элементы группы разграничиваются посредством текстового комментария,
например:
11042201-123_3аконопроект
11042201-123_Пояснительная записка
11042201-123_Финэкономическое обоснование
(2). Посредством присвоения группе единого хвостового номера (этот
способ применяется, если документы создаются и вводятся в группу разными
исполнителями и в разное время):
161
11042301-123_письмо Грачева_3435
11062002-128_проект ответа Грачеву_3435
110721201-777_ответ Грачеву_3435
32. Хвостовой номер воспроизводит номер данного документа в системе
SAPIENS и служит для связи электронного и бумажного делопроизводства.
Хвостовой номер в необходимых случаях проставляется в конце имени
документа через нижнюю черточку. Нижняя черточка (не тире!) обязательна,
так как она является элементом поискового образа документа.
33. С апреля 2002 года все законопроекты, внесенные в Государственную
Думу, получают регистрационный номер, который является элементом
официального наименования законопроекта. Номер законопроекта является
уникальным и служит, в том числе, для компьютерного поиска документов.
Поэтому в заключениях, отзывах и других документах, посвященных тем или
иным законопроектам, необходимо указывать их полное официальное
наименование, включая регистрационный номер.
34. После сохранения документа в тематической поддиректории
электронного архива, самостоятельное внесение изменений в его наименование
не допускается, поскольку это вызовет сбой в работе системы электронного
делопроизводства и архивных поисковых систем. В случае необходимости имя
документа, сохраненного в тематической поддиректории, может быть изменено
по разрешению системного администратора департамента, с внесением
соответствующих изменений в электронные регистрационные карты (документ
присоединяется на карту под новым уточненным именем).
35. Ответственный за правильное присвоение имени документу – автор
документа.
36. Системный администратор департамента вправе вносить
необходимые изменения в имена документов.
6. Ведение электронных архивов
37. С целью ведения электронного архива, обмена электронными
документами на сервере подразделения образуются следующие рабочие
директории:
Norma 2011 - рабочая директория Руководителя.
Pravo 2011 - рабочая директория Правового департамента.
Zakon 2011 - рабочая директория Департамента по законодательству.
38. В каждой рабочей директории образуются следующие тематические
поддиректории: