02_Proekt
03_Text
04_Archiv
05_Org
06_Work
162
07_Otchet
39. Назначение тематических поддиректорий:
01_Doc - переписка с вышестоящим руководством и внешними
организациями по вопросам основной деятельности, ответы на письма,
обращения, результаты исполнения поручений;
02_Proekt - переписка по законопроектной работе: заключения на
законопроекты, пакеты поправок, законодательные инициативы и др.
03_Text - текстовые материалы: книги, брошюры, статьи, доклады,
выступления и т.д.
04_Archiv - документы и материалы других организаций и учреждений,
авторские материалы, используемые в работе;
05_Org - внутренние рабочие документы: заявки, представления,
положения, должностные инструкции;
06_Work - поддиректория для временного хранения незаконченных
документов, а также документов с неясной тематической принадлежностью;
07_Otchet - материалы еженедельного отчета о проделанной работе.
Внутри данной поддиректории материалы группируются по отчетным неделям,
при этом сохраняется как сам отчет, так и исходные материалы для его
составления.
40. Секретариат Руководителя, Правовой департамент и Департамент по
законодательству вправе увеличить количество тематических поддиректорий,
определив их специализацию.
41. В основной рабочей директории образуются также персональные
поддиректории (почтовые ящики) работников, например, следующие:
IVANOV
IVLIEV
MAKAROVA
VASILIEV и т.д.
42. Персональные поддиректории (почтовые ящики) работников
предназначены для временного хранения документов, работа над которыми не
завершена, а также (в случае коллективной работы над поручением) для обмена
промежуточными документами и материалами по данному поручению.
В конце первого полугодия (перед уходом в отпуск) персональная
поддиректория должна быть очищена владельцем от устаревших и потерявших
актуальность документов и материалов.
В конце года персональная поддиректория должна быть закрыта, при
этом все подлежащие дальнейшему использованию документы и материалы
переносятся в персональную рабочую поддиректорию следующего года.
43. Документ, работа над которым завершена (получена виза
руководителя), должен быть сохранен исполнителем в соответствующей
тематической поддиректории под правильно присвоенным именем (см. пп.28-
36 настоящего Регламента).
163