(Макет)
Настоящее Положение определяет порядок обмена информацией и
ведения электронных архивов в секретариате Руководителя, Правовом
департаменте и Департаменте по законодательству, а также порядок
взаимодействия указанных подразделений с системой электронного
делопроизводства SAPIENS.
1. Разрешенные информационные технологии
1. Учет исполнения поручений, создание электронных документов,
образование и хранение электронных архивов осуществляются с
использованием стандартного пакета программ Microsoft Office, программы
электронного делопроизводства
SAPIENS, программ, установленных
администратором сети в компьютерной сети.
Использование иных программ должно быть согласовано с
администратором компьютерной сети.
2. Регистрация документов и учет их исполнения
2. Входящие документы поступают в секретариат Руководителя после
регистрации Департаментом делопроизводства в системе SAPIENS в
соответствии с правилами ведения этой системы.
Входящий документ проходит под номером, присвоенным ему
Департаментом делопроизводства. Данный номер присваивается также
бумажному делу, образующемуся в связи с исполнением данного входящего
документа.
3. Внутренние документы регистрируются секретариатом Руководителя,
секретариатом Правового департамента, секретариатом Департамента по
законодательству в системе SAPIENS в соответствии с правилами этой
системы.
Внутренний документ проходит под номером, присвоенным ему
системой SAPIENS. Данный номер присваивается также бумажном делу,
образующемуся в связи с реализацией данного внутреннего документа.
4. Устные поручения Руководителя Правовому департаменту и
Департаменту по законодательству в целях контроля их исполнения
регистрируются в системе SAPIENS по правилам внутреннего документа.
5. Письма, заявления, обращения, другие документы, поступившие
157
непосредственно в секретариат Руководителя, секретариат Правового
департамента или секретариат Департамента по законодательству, в том числе
по почте или по электронной почте, докладываются соответствующему
руководителю для принятия решения.
Если вопрос, которому посвящен документ, не относится к компетенции
Руководителя, данный документ передается в Департамент делопроизводства.
Если вопрос, которому посвящен документ, относится к компетенции
Руководителя, Правового департамента или Департамента по законодательству,
и документ требует исполнения, данный документ регистрируется
соответствующим секретариатом в системе SAPIENS по правилам регистрации
внутреннего документа.
6. Входящий, внутренний документ докладывается Руководителю или
временно заменяющему его лицу для принятия решения. При этом к
входящему, внутреннему документу прикладывается распечатка