Устное поручение также оформляется в виде распечатки
соответствующей регистрационной карты системы SAPIENS.
7. Решение Руководителя (резолюция) заносится от руки в
регистрационную карту с соблюдением установленных в ней реквизитов,
включая контрольный срок.
8. С письменного текста решение Руководителя (резолюция) переносится
референтом в электронную регистрационную карту системы SAPIENS с
установлением в ней контрольного срока исполнения поручения, после чего
документ передается на исполнение.
Входящие документы передаются на исполнение через Департамент
делопроизводства, внутренние документы – непосредственно.
В целях контроля нахождения документа у исполнителя референт вправе
снять ксероксную копию с рукописной резолюции Руководителя или
перевыпустить через принтер регистрационную карту системы SAPIENS с
внесенной в нее резолюцией (поручением) Руководителя.
9. Если входящий или внутренний документ существует в электронном
виде или к входящему, внутреннему документу имеются в качестве
приложения электронные файлы, они должны быть сохранены в
соответствующей рабочей директории (см. пп. 37-40 настоящего Регламента) и
прикреплены к электронной регистрационной карте.
10. Ход работы по реализации входящего, внутреннего документа
отражается исполнителями в виде кратких записей в бумажной распечатке
регистрационной карты, сопровождающей документ.
Электронные документы, образующиеся в ходе исполнения входящего,
внутреннего документа, сохраняются исполнителями в текущем электронном
архиве и присоединяются референтом к регистрационной карте системы
SAPIENS.
11. Завершающая резолюция по документу («Исполнено», «В архив» и
т.д.) вносится от руки Руководителем в бумажную распечатку регистрационной
карты, сопровождающую документ, и подписывается с указанием даты.
158
Завершающая резолюция по исполненному документу переносится
референтом в регистрационную карту системы SAPIENS с одновременным
снятием документа с контроля.
12. По итогам года бумажные дела, завершенные исполнением,
передаются в архив в соответствии с правилами бумажного делопроизводства.
Электронные регистрационные карты с прикрепленными к ним файлами
(электронные дела) направляются в электронный архив в соответствии с
правилами системы SAPIENS.
3. Обмен информацией по электронной почте
13. Текущий обмен информацией между секретариатом Руководителя,
Правовым департаментом и Департаментом по законодательству
осуществляется по электронной почте.
14. По электронной почте могут быть направлены:
электронные копии официальных документов;
планы и программы деятельности;
тексты законов и законопроектов;
письма и обращения;
поручения;